Strefa wiedzy

Inteligentni Ludzie nigdy nie przestają się uczyć

SKUTECZNE NEGOCJACJE ZAKUPOWE
CZĘŚĆ I ‑ PRZYGOTOWANIE DO NEGOCJACJI

16 Lip 20 | Negocjacje, Zakupy | 0 komentarzy

CZĘŚĆ I – PRZYGOTOWANIE DO NEGOCJACJI

Motto: „im więcej czasu poświęcisz na przygotowania, tym szybciej zakończysz negocjacje z sukcesem„

Przed rozpoczęciem negocjacji konieczne jest wyznaczenie możliwego do osiągnięcia celu lub celów, które winny być zdefiniowane i określone wartościowo.

Przygotowania do negocjacji obejmują następujące obszary:

1. analizę sytuacji – historia relacji biznesowych, dotychczasowe doświadczenia z partnerem negocjacyjnym oraz : przebieg, charakter i wyniki poprzednich negocjacji.

W przypadku pierwszych negocjacji należy zebrać wszelkie informacje o przyszłym partnerze, możliwe do uzyskania w różnych źródłach , takich jak : Internet, prasa fachowa, izby przemysłowo-handlowe, wydziały ekonomiczne polskich i obcych ambasad

2. warunki podstawowe – ramy czasowe i organizacyjne (miejsce i aranżacja pomieszczenia, w którym będą przeprowadzane negocjacje , aspekty prawne (zasady prowadzenia negocjacji, przepisy dotyczące przedmiotu negocjacji ) które muszą być uwzględnione, prawna forma kontraktu ) ; warunki wstępne, które muszą być spełnione przed rozpoczęciem negocjacji

3. punkt wyjścia – założenia negocjacyjne ; nasze cele, intencje i możliwości, nasza oferta ogólna i szczegółowa, warianty alternatywne do przedstawienia partnerowi negocjacyjnemu , nasze silne i słabe strony; środki (dokumentacja, dane statystyczne i analityczne, referencje bankowe i ze strony innych partnerów biznesowych, którymi dysponujemy), dotychczasowa korespondencja handlowa

4. ocenę partnera na dwóch płaszczyznach:

– firma, którą reprezentuje – jej potencjał, aktualna i perspektywiczna pozycja na rynku, zasoby materialne i osobowe, jego standing finansowy , znaczenie firmy dla nas (udział w zakupach) , znacznie nas dla drugiej strony (nasz udział w jego sprzedaży)

– osoba – pozycja hierarchiczna, którą zajmuje w firmie i wynikający z tego zakres pełnomocnictw negocjacyjnych ; znajomość sprawy , jaką będzie dysponowała ; przesłanki jej sposobu myślenia , nasze obszary wspólne i przeciwstawne, jej sposób komunikowania się oraz wynikający z tego ulubiony sposób negocjowania,

W przypadku partnerów pochodzących z różnych obszarów kulturowych niezmiernie ważna jest wiedza na temat wszystkich aspektów , takich jak : podejście do czasu, relacje hierarchiczne, podejmowanie decyzji , sposób organizacji firmy i zasady podejmowania decyzji.

Mają one istotny wpływ nie tylko na proces nawiązywania samych kontaktów handlowych, ale i rozpoczęcie oraz przebieg negocjacji, które powinny zakończyć się sukcesem.

5. punkt wyjścia drugiej strony – bazujący na dotychczasowych doświadczeniach negocjacyjnych oraz logice dedukcyjnej ( jakby „wchodzeniu w umysł drugiej strony”).

Ten obszar obejmuje takie zagadnienia jak: nasza wiedza na temat naszego partnera negocjacyjnego, jak również jego wiedza i opinie na nasz temat; jego potencjalne potrzeby i oczekiwania negocjacyjne, alternatywne rozwiązania możliwe do zaoferowania przez niego.

W oparciu o przeprowadzoną analizę dokonuje się wyboru strategii i typu negocjacji.

Dalszym etapem jest przygotowanie odpowiedniej argumentacji negocjacyjnej.

Niezmiernie istotne jest określenie poziomu oferty wyjściowej , BATNY i najgorszego, ale możliwego jeszcze do zaakceptowania wyniku negocjacji.

Często negocjatorzy korzystają z przygotowanych schematów lub formularzy roboczych, pozwalających na sformalizowanie przygotowań i ułatwienie już samego przebiegu negocjacji.

Ważne jest także przygotowanie alternatywnych scenariuszy, pozwalających na szybkie i elastyczne dostosowanie się do zmiennych warunków przebiegu negocjacji, uwzględniających ponadto zdywersyfikowane taktyki prowadzenia negocjacji i różne narzędzia wpływania na drugą stronę.

W przypadku negocjacji: trudnych, skomplikowanych technicznie lub prawno-finansowych często uczestniczą zespoły negocjacyjne. Są one złożone z osób zajmujących różne pozycje na szczeblach hierarchii firmowej, dysponujących różnym doświadczeniem zawodowym i negocjacyjnym. Często są to dodatkowe osoby zewnętrzne, jak: prawnicy czy finansiści.

Ważna rolę odgrywaj tu też: wiek i płeć członków zespołów, ich pozycja formalna i rzeczywista w firmie.

Przy przygotowaniach zespołów negocjacyjnych najważniejsze elementy to:

– ścisłe określenie ról i zadań w czasie negocjacji oraz w jakim okresie ( początkowym czy końcowych) poszczególne osoby będą uczestniczyły w negocjacjach,

– przekazanie wiedzy adekwatnej do roli każdego w teamie negocjacyjnym,

– klarowne zdefiniowanie zakresu i charakteru pełnomocnictw.

Miejsce negocjacji jest niezmiernie istotne i dlatego zawsze należy dążyć do przeprowadzenia negocjacji na „własnym” terytorium, które jest zawsze dla nas bardziej korzystne.

W przypadku negocjacji w „obcym” miejscu , należy szybko ocenić sytuację, spowodować niezbędne zmiany (np. otwarcie okna lub włącznie klimatyzacji, zmiana ułożenia stołów, dodatkowe oświetlenie) warunkujące nasz minimalny komfort oraz za wszelką cenę nie dać wywierać na siebie nacisku.

Przygotował:
Jerzy Żylak
www.keytraining.pl/jerzy-zylak/

Literatura uzupełniająca